También es muy frecuente encontrar medios técnicos muy sofisticados a los que no se les presta la debida atención, o el personal operador de los mismo no se encuentra debidamente calificado para operarlos, evaluar los avisos y alertas que dan los mismos y proceder conforme a estas con una respuesta rápida, coherente y adecuada.

El recurso que arroja mayores resultados y a su vez tiene el menor costo es el organizativo y en razón de ser el resultado del complemento de los otros dos, debe abarcar determinados recursos de cada uno de ellos. Cualquier solución que se adopte debe ser una combinación armónica de los tres pero con especial énfasis en el aspecto organizativo.

Es necesario un cambio cultural en las empresas

Las claves para el correcto Control y Prevención de Pérdidas de mercaderías y objetos de valor, y hacia las que es necesario dirigirse son:

Confusión. La confusión y desorganización en las mercaderías y objetos de valor, son el mejor caldo de cultivo para el hurto. Este no es realmente uno de los problemas específicos del departamento de Prevención de Pérdidas, pero se deben aunar los esfuerzos con las demás áreas de la empresa para intentar evitarlo, involucrando a todas en la tarea.

Personal. El establecimiento de procedimientos claros para la incorporación de personal, en relación a la obtención de informes prelaborales y antecedentes negativos, antes de su contratación, así como la difusión entre el personal de planta sobre la política de la empresa en relación a la comisión de cualquier tipo de ilícitos por parte del personal, son objetivos mínimos para reducir el volumen de pérdidas .

Organización de los recursos. Este es el punto que más se ignora, siendo fundamental para que, tanto los recursos técnicos como los humanos, alcancen un rendimiento óptimo. Lo normal es la introducción de normas, en las que se indiquen claramente qué debe hacer el área de Prevención de Pérdidas, así como el resto de las áreas de la empresa, elaborando procedimientos claros en los que se indique al personal involucrado cómo deben hacerse las cosas y además en los cuales se encuentren debidamente definidas las responsabilidades.

Control de las personas y vehículos. Este punto es de especial importancia ya que son los vehículos los únicos medios que poseen las personas para robar mercaderías y objetos de valor.
Auditorías y controles de inventario periódicos y extraordinarios de mercaderías. Inventarios, controles de carga en el área de despacho, controles de descarga en el área de recepción, etc., que muestran con fiabilidad la magnitud y característica del problema.

Evaluando las soluciones.
Para un programa de Prevención de Pérdidas y Protección viable, es importante considerar los siguientes aspectos:

1. No olvidarse cuál es la actividad principal de la empresa y procurar no entorpecerla.
2. Como es la cultura de la empresa y si el programa afecta esa cultura.
3. Establecer una interrelación entre el Departamento de Prevención de Pérdidas y los demás departamentos, logrando objetivos comunes consensuados y otros objetivos propios de seguridad.
4. Antes de implementar programas costosos de ámbito general, establecer una o varias pruebas piloto, evaluar sus resultados, analizar si coinciden con los objetivos de la empresa y determinar cuál es la mejor para aplicar en la misma. Una vez realizados estos análisis y evaluaciones, aplicarlos al programa general y nuevamente analizar y evaluar los resultados de la aplicación a la empresa en forma global.

En el caso que se disponga de escasos recursos, como es habitual, es preferible dedicar los mismos a realizar la prueba piloto en el área en donde tengan el máximo apoyo y, con los resultados obtenidos, solicitar los recursos necesarios para su implementación global.

La gente: imprescindible para el éxito.

La incidencia que las medidas adoptadas pueden tener en el personal de la empresa es un punto de gran interés. La experiencia indica que se debe proceder a un estudio profundo de hasta qué nivel puede llegar la repercusión de las medidas adoptadas. Hay que intentar siempre obtener el apoyo de la totalidad del personal involucrado, capacitarlo en los nuevos procedimientos, concientizarlos sobre la importancia de su colaboración con el programa y estar muy atento a las sugerencias de los mismos, que muchas veces proporcionarán claves importantes para la mejora del programa implementado. El tratamiento de los empleados en la implementación de cualquier programa de prevención de pérdidas es siempre muy importante, ya que la actitud tomada por éstos puede influir sobre los resultados del programa a implementar.

Algunas ideas para mejorar la relación con los empleados pueden ser las siguientes:

• La necesidad de un entorno laboral más seguro.
• La necesidad de la empresa de mejorar su competitividad y así poder crear mas puestos de trabajo.
• El informarle regularmente del desarrollo del programa, manteniendo una actitud de dialogo y aceptando sus sugerencias.